Nama : Iman Febriansyah
Kelas : 2 db 21
Npm : 34109228
|
A. Definisi Sistem Informasi Manajemen |
Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh |
manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat |
penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat |
alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila |
kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami |
ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil |
keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan |
mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya. Disamping |
itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik. |
Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak |
informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). |
Memahami konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain |
sebuah sistem informasi yang efektif |
) |
. Menyiapkan |
langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan |
dalam mendesain sistem baru. |
Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah agar |
bisa menjalankan kegiatannya sehari-hari. Daftar gaji harus disiapkan, penjualan |
dan pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan: semua ini dan hal-hal lainnya |
adalah kegiatan pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis |
yang mengikuti suatu prosedur standar tertentu. Komputer bermanfaat utnuk |
tugas-tugas pengolahan data semacam ini, tetapi sebuah sistem informasi |
menajemen melkasanakan pula tugas-tugas lain dan lebih dari sekedar sistem |
pengolahan data. Adalah sistem pengolahan informasi yang menerapkan |
kemampuan komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi |
pengambilan keputusan. |
Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan |
piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, |
penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber |
informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga |
terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan |
pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri |
dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan |
kebijakan oleh tingkat manajemen. |
Definisi sebuah sistem informasi manajemen |
, istilah yang umum dikenal |
orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu ( |
intregeted |
) untuk |
menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan |
pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan |
perangkat keras ( |
hardware |
) dan perangkat lunak ( |
software |
) komputer, prosedur |
pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “ |
data base |
”. |
Konsep Dasar Informasi |
Terdapat beberapa definisi, antara lain : |
1. |
Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti |
bagi yang menerimanya |
. |
2. |
Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat |
ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian |
. |
Sebagai contoh, |
informasi yang menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan |
mengurangi ketidakpastian mengenai jadi tidaknya sebuah investasi akan |
dilakukan. |
3. |
Data organized to help choose some current or future action or nonaction |
to fullfill company goals (the choice is called business decision making) |
. |
Nilai Informasi |
Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan |
dengan biaya mendapatkannya dan sebagian besar informasi tidak dapat tepat |
ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang, tetapi dapat ditaksir nilai |
efektivitasnya |
|
Sistem Manusia/Mesin Berdasarkan Komputer |
Pada dasarnya orang dapat membahas sistem informasi manajemen tanpa |
komputer, tetapi adalah kemampuan komputer yang membuat SIM terwujud. |
Persoalannya bukan dipakai atau tidaknya komputer dalam sebuah sistem |
informasi manajemen, tetapi adalah sejauh mana berbagai proses akan |
dikomputerkan. Gagasan suatu sistem informasi/keputusan berdasarkan komputer |
berarti automatisasi total. Konsep sistem manusia/mesin menyiratkan bahwa |
sebagian tugas sebaiknya dilaksanakan oleh manusia, dan lainnya lebih baik |
dilakukan oleh mesin. Dalam sebagian terbesar persoalan, manusia dan mesin |
membentuk sebuah sistem gabungan dengan hasil yang diperoleh melalui |
serangkaian dialog dan interaksi antara komputer dan seorang manusia pengolah. |
Kenyataan bahwa sebuah SIM adalah berdasarkan komputer berarti bahwa |
para perancang harus memilih pengetahuan cukup mengenai komputer dan |
penggunaannya dalam pengolahan informasi. Konsep manusia/mesin bahwa |
perancang sebuah sistem informasi manajemen harus memahami kemampuan |
manusia sebagai pengolah informasi dan perilaku manusia dalam mengambil |
keputusan. |
Sistem Terpadu dengan “Data Base” |
Sebuah sistem terpadu berdasarkan pada anggapan bahwa harus ada |
integrasi antara data dan pengolahan. Integrasi data dicapai melalui “data base”. |
Pada sebuah sistem pengolahan informasi, “data base” terdiri dari semua data |
yang dapat dijangkau oleh sistem. Pada SIM berdasarkan komputer, istilah “data |
base” biasanya dipakai khusus untuk data yang dapat dijangkau secara langsung |
oelh komputer. Manajemen sebuah “data base” adalah sebuah sistem perangkat |
lunak komputer yang disebut sebagai sebuah sistem manajemen “data base”. |
Sesuatu penerapan yang mamakai sebuah item (butir) data akan mengambil item |
data yang sama, yang hanya sekali disimpan dan disediakan untuk semua |
penerapan. Suatu peremajaan dari sebuah item data membuatnya sesuai untuk |
semua pemakaian. |
Pengolahan terpadu dicapai melalui sebuah perencanaan sistem secara |
menyeluruh. Biasanya sistem dirancang sebagai suatu gabungan beberapa |
subsistem dan bukan sebagai sebuah sistem tunggal. Perancangan sistem ini dapat |
berupa sebuah komputer pusat besar, atau dapat pula merupakan sebuah jaringan |
kerja beberapa komputer kecil. Gagasan pokoknya adalah paduan terencana dari |
berbagai penerapan yang layak dan efektif. |
Dukungan Operasi |
Kecenderungan dalam pengolahan transaksi pada sistem-sistem mutakhir |
adalah menuju pengumpulan data secara “online” dan permintaan informasi |
( |
inquiry |
) secara online pula. Kemampuan memperoleh informasi secara online |
sangat besar peranannya dalam mendukung informasi. Ini berarti bahwa setiap |
petugas yang berwenang dapat memperoleh jawaban langsung atas sesuatu |
permintaan informasi seperti posisi terakhir perkiraan seorang pelanggan atau |
sediaan yang ada untuk jenis barang tertentu. |
Pemanfaatan Manajemen dan Model Keputusan |
Model-model pembantu keputusan ynag dipakai dalam sistem dapat berupa model |
cerdas ( |
intelligence model |
) untuk menemukan persoalan, model keputusan |
( |
decision model |
) untuk mengenali dan menganalisis penyelesaian yang mungkin, |
dan berbagai model pilihan seperti model optimisasi ( |
optimization model |
) yang |
memberikan suatu penyelesaian optimal atau metode pemuas untuk memutuskan |
atas sebuah penyelesaian yang memuaskan. Dengankata lain, diperlukan berbagai |
ancanagan anlitis dan permodelan untuk memenuhi berbagai situsi yang |
memerlukan keputusan. |
|
B. Kegunaan / Fungsi Sistem Informasi Manajemen |
Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi |
manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi |
yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing- |
masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. |
Berdasarkan pada pengertian-pengertian di atas, maka terlihat bahwa tujuan |
dibentuknya Sistem Informasi Manajemen atau SIM adalah supaya organisasi |
memiliki informasi yang bermanfaat dalam pembuatan keputusan manajemen, |
baik yang meyangkut keputusan-keputusan rutin maupun keputusan-keputusan |
yang strategis. |
Sehingga SI M adalah suatu sistem yang menyediakan kepada pengelola |
organisasi data maupun informasi yang berkaitan dengan pelaksanaan tugas-tugas |
organisasi. |
Beberapa kegunaan/fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut: |
1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat |
bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi. |
2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan |
sistem informasi secara kritis. |
3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif. |
4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung |
sistem informasi. |
5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi. |
6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari |
sistem informasi dan teknologi baru. |
7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan |
pemeliharaan sistem. |
8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi- |
transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah |
satu produk atau pelayanan mereka. |
9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah |
dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi. |
10. Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mempertahankan |
persediaan pada tingkat paling rendah agar konsisten dengan jenis barang |
yang tersedia. |
11. SIM untuk Pendukung Pengambilan Keputusan |
Sebuah sistem keputusan, yaitu model dari sistem dengan mana |
keputusan diambil, dapat tertutup atau terbuka. Sebuah sistem keputusan |
tertutup menganggap bahwa keputusan dipisah dari masukkan yang tidak |
diketahui dari lingkungan. Dalam sistem ini pengambil keputusan |
dianggap: |
a. Mengetahui semua perangkat alternatif dan semua akibat atau hasilnya |
masing-masing |
b. Memiliki metode (aturan, hubungan, dan sebagainya) yang |
memungkinkan dia membuat urutan kepentingan semua alternatif. |
c. Memilih alternatif yang memaksimalkan sesuatu, misalnya laba, |
volume penjualan, atau kegunaan. |
Konsep sebuah sistem keputusan tertutup jelas menganggap orang |
rasional yang secara logis menguji semua alternatif, mengurutkan |
berdasarkan kepentingan hasilnya, dan memilih alternatif yang membawa |
kepada hasil yang terbaik/maksimal. Model kuantitatif pengambilan |
keputusan biasanya adalah model sistem keputusan tertutup. |
Sebuah sistem keputusan terbuka memandang keputusan sebagai |
berada dalam suatu lingkungan yang rumit dan sebagian tak diketahui. |
Keputusan dipengaruhi oleh lingkungan dan pada gilirannya proses |
keputusan kemudian mempengaruhi lingkungan. Pengambilan keputusan |
dianggap tidak harus logis dan sepenuhnya rasional, tetapi lebih banyak |
memperlihatkan rasionalitas hanya dalam batas yang dikemukakan oleh |
latar belakang, pandangan atas alternatif, kemampuan menangani suatu |
model keputusan, dan sebagainya. |
|
12. SIM Berdasarkan Aktivitas/Kegiatan Manajemen |
Kegiatan dan proses informasi untuk tiga tingkat adalah saling |
berhubungan. Contohnya pengendalian inventaris pada tingkatan |
operasional bergantung pada proses yang tepat dari transaksi; pada tingkat |
dari pengendalian manajemen, pembuatan keputusan tentang keamanan |
persediaan dan frekuensi memesan lagi bergantung pada pembetulan |
ringkasan dari hasil operasi-operasi; pada tingkat strategi, hasil dalam |
operasi-operasi dan pengendalian manajemen yang dihubungkan pada |
tujuan-tujuan strategi, saingan tindak tanduk dan sebagainya untuk |
mencapai strategi inventaris. Tampaknya terdapat kontras tajam antara |
ciri-ciri informasi untuk perencanaan pengendalian dan taktis berada di |
tengahnya. Tabel 6 menunjukkan perbedaan tujuh macam ciri. Dengan |
melihat perbedaan ini, sistem informasi untuk perencanaan strategik |
tidaklah identik dengan sistem informasi untuk pengendalian operasional. |
13. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Operasional |
Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan |
operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian |
operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang sudah |
ditentukan lebih dahulu. Sebagian besar keputusan bisa diprogramkan. |
Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari : |
a. Proses transaksi |
b. Proses laporan |
c. Proses pemeriksaan |
Beberapa contoh di bawah ini menggambarkan jenis dukungan |
keputusan yang dapat dibuat dalam sistem pengendalian operasional : |
a. Suatu transaksi penarikan kembali sediaan menghasilkan suatu |
dokumen transaksi. Pengolahan transaksi juga dapat menyelidiki |
persediaan yang ada, dan memutuskan apakah suatu pesanan |
pembelian sediaan harus diadakan. |
b. Suatu pemeriksaan terhadap file pegawai menjelaskan keperluan |
untuk suatu posisi. Komputer menyelidiki file pegawai menggunakan |
program untuk memilih kandidat secara kasar. |
c. Laporan rutin dihasilkan secara periodik. Tetapi suatu aturan |
keputusan yang diprogramkan dalam suatu prosedur pengolahan |
laporan bisa menciptakan laporan khusus dalam suatu bidang masalah. |
Contoh : suatu analisis pesanan yang masih belum dilayani setelah 30 |
hari. |
14. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen |
Informasi pengendalian manajemen diperlukan oleh manajer |
departemen untuk mengukur pekerjaan, memutuskan tindakan |
pengendalian, merumuskan aturan keputusan baru untuk diterapkan |
personalia operasional, dna mengalokasi sumber daya. Proses |
pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi berikut : |
1) Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll) |
2) Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan |
3) Sebab penyimpangan |
4) Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin |
Database untuk pengendalian manajemen terdiri dari dua elemen |
utama : (1) database dari operasional, dan (2) rencana, anggaran, standar, |
dll yang mendefinisikan perkiraan tentang pelaksanaan, juga beberapa |
data eksternal seperti perbandingan industri dan indeks biaya. |
Proses untuk mendukung keputusan kegiatan pengendalian |
manajemen adalah sebagai berikut : |
1) Model perencanaan dan anggaran |
2) Program-program laporan penyimpangan |
3) Model-model analisis masalah |
4) Model-model keputusan |
5) Model-model pemeriksaan/pertanyaan |
Keluaran dari sistem informasi pengendalian manajemen adalah : |
rencana dan anggaran, laporan yang terjadwal, laporan khusus, analisis |
situasi masalah, keputusan untuk penelaahan, dan jawaban atas |
pertanyaan. |
15. Sistem Informasi Untuk Perencanaan Strategis |
Tujuan perencanaan strategis adalah untuk mengembangkan strategi |
dimana suatu organisasi akan mampu mencapai tujuannya. Horison waktu |
untuk perencanaan strategis cenderung lama, sehingga perubahan |
mendasar dalam organisasi bisa diadakan, sebagai contoh : |
a. Suatu rantai pertokoan dapat memustuskan untuk mengubah menjadi |
usaha melalui pesanan |
b. Suatu toko serba ada dengan toko di pusat kota dapat memutuskan |
untuk mengubah menjadi suatu toko obral di luar kota. |
Aktifitas perencanaan strategis tidak harus terjadi dalam suatu siklus |
periode seperti kegiatan pengendalian manajemen. Kegiatan ini memang |
agak tidak teratur, meskipun beberapa perencanaan strategis bisa |
dijadwalkan ke dalam perencanaan tahunan dan siklus penganggaran. |
Beberapa jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis |
menunjukkan ciri data : |
a. Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini. |
b. Lingkungan politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang |
c. Kemampuan dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan |
sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini). |
d. Proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran, |
negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini). |
e. Prospek bagi industri di daerah lain. |
f. Kemampuan saingan dan saham pasar mereka. |
g. Peluang bagi karya usaha baru. |
h. Alternatif strategi |
i. Proyeksi kebutuhan sumber daya bagi alternatif beberapa strategi. |
Dukungan sistem informasi untuk perencanaan strategis tidak bisa |
selengkap seperti bagi pengendalian manajemen dan pengendalian |
operasional. Namun demikian sistem informasi manajemen dapat |
memberi bantuan yang cukup pada proses perencanaan strategis, |
misalnya: |
a. Evaluasi kemampuan yang ada didasarkan atas data internal yang |
ditimbulkan kebutuhan pengolahan operasional. |
b. Proyeksi kemampuan mendatang dapat dikembangkan oleh data masa |
lampau dan diproyeksikan ke masa mendatang |
c. Data pasar dan persaingan yang mungkin bisa direkam dalam database |
komputer. |
16. SIM Berdasarkan Fungsi Organisasi |
Sistem informasi manajemen dapat dianggap sebagai suatu federasi |
subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu |
organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi |
yntuk membentuk semua proses informasi yang berhubungan dengan |
fungsinya, walaupun akan menyangkut database, model base dan beberapa |
program komputer yang biasa untuk setiap subsistem fungsional. Dalam |
masing-masing subsistem fungsional, terdapat aplikasi untuk proses |
transaksi, pengendalian operasional, pengendalian manajemen, dan |
perencanaan strategis. |
|
|